Khi "Sự Cố" trở thành "Người Bạn Đồng Hành" trong Hành Trình Tăng Trưởng của Doanh Nghiệp

Với niềm tin vào trí tuệ và nội lực của mỗi doanh nghiệp, Trường Cốt Chinh hi vọng cung cấp thêm một sự trợ lực để các lãnh đạo, quản lý có được những tư duy tăng trưởng phù hợp trong bối cảnh hiện tại của nền kinh tế. Sau cùng, chúng tôi hiểu rằng mọi sự thay đổi và thích nghi đều đến từ tư duy lãnh đạo sắc bén và hiệu suất đội ngũ xuất sắc của mỗi doanh nghiệp. Chuỗi workshop "Kích hoạt Gene tăng trưởng" ra đời với niềm tin đó cùng với sự đồng hành của Growth Coach Trương Đức Lượng và Host Phan Viết Phong. Để giúp cộng đồng có góc nhìn khái quát sau sự kiện, dưới đây là ghi lại tóm tắt các nội dung chính trong workshop gần nhất "KÍCH HOẠT GENE TĂNG TRƯỞNG - SỰ CỐ: NGƯỜI BẠN ĐỒNG HÀNH" diễn ra vào 20h (và say sưa cho tới tận gần 23h) Thứ 2 ngày 27/05 /2024.

1. Chia sẻ từ diễn giả

1.1. Nhận diện sự cố

Sự cố: Là những điều xảy ra khiến kết quả không đạt được như mong muốn và là điều thường gặp trong cuộc sống. Sự cố có thể được coi như người bạn đồng hành, tận dụng để tạo ra kết quả mới.

VIẾT SỰ CỐ THEO 5 BƯỚC

Bước 1: Nhận diện sự cố

Vào thời điểm đầu năm, chúng ta thường đặt ra các mục tiêu cho năm tới và bắt đầu suy nghĩ cách để đạt được các mục tiêu đó. Sau một thời gian, cam kết với hành động có thể gặp sự cố. Sự cố xuất hiện khắp nơi, phổ biến và ai cũng có thể gặp phải. Quan trọng là cách chúng ta ứng xử với các sự cố này như thế nào. Việc đầu tiên chính là Nhận Diện.

Bước 2: Tuyên bố sự cố

Giúp nhận diện và đặt tên chính xác cho sự cố mà chúng ta gặp phải. 

Theo tâm lý bình thường, mọi người thường sẽ hình dung và cảm nhận rằng mình đang không đạt được kết quả như kỳ vọng. Do đó cần đặt tên chính xác cho sự cố.

Ví dụ: "Không đạt kết quả doanh số theo tháng" 

→ Tuyên bố: "Sự cố không đạt được doanh số theo tháng". 

Chọn sự cố quan trọng để đặt tên và hành động tương ứng. Đặt tên chính xác giúp tạo ra hành động đúng đắn thay vì hành động ngay lập tức mà chưa xác định cụ thể sự cố.

Bước 3: Nguyên nhân sự cố, phân biệt điều thực sự xảy ra 

Khi nhận diện sự cố, chúng ta có thể nhận diện sai nếu không phân biệt được giữa "câu chuyện" và "thực tế". Điều này liên quan đến việc phân biệt điều gì thực sự đã xảy ra và cách chúng ta diễn giải nó.

Bước 4: Tìm ra gốc rễ và đưa ra hành động mới

Dựa trên sự cố, tạo ra hành động mới và kết quả mới. Ngôn ngữ là yếu tố cốt lõi của quá trình này.

Bước 5: Trọn vẹn và cam kết với các hành động

Sau khi nhận diện và đặt tên chính xác sự cố, cần cam kết với các hành động để giải quyết và cải thiện tình hình.

1.2. Câu chuyện và thực tế

Câu chuyện: 

• Là cảm xúc và diễn dịch trong trí não khi gặp sự việc. + Ví dụ 1: Nhân viên đi làm muộn 6 phút, sếp có thể nghĩ rằng nhân viên lề mề hoặc có việc bên ngoài nên không đến đúng giờ. Câu chuyện này là suy nghĩ bình thường của trí não khi diễn dịch sự việc.  + Ví dụ 2: Khi triển khai các chương trình, nhiều thành viên nghĩ rằng những lời sếp nói không đạt kết quả, công ty làm những thứ không đạt được, họ không còn động lực tham gia. 

• Ngôn ngữ sử dụng bao gồm các tính từ như "kém", "khó tính", "trễ",... khiến trí não có cảm xúc và diễn dịch liên quan đến sự việc.

Thực tế: 

• Là tình huống với các thông tin đi kèm, giúp xác định rõ sự việc, khách quan và kiểm chứng được.  Ví dụ: Ngày 27/05 là ngày thứ Hai, lúc 8h sáng, chị Thu Anh trưởng phòng nhân sự đi làm chậm 5 phút so với quy định. Quy định là 7h55 có mặt với các quản lý cấp trung trở lên.  Mọi người nhận diện được tình huống này mà không kèm theo đánh giá nhận định chị Thu Anh thiếu chuyên nghiệp.  Mọi người đều nhận thông tin và nhìn tình huống như nhau, 100 người nghe thì 100 người đều nhìn nhận tình huống như nhau để từ đó đưa ra hành động mới.

1.2. Mẫu phân tích sự cố

Sự cố cần được viết ra để mọi người cùng nhìn nhận, cần viết rất chi tiết và sử dụng ngôn ngữ thực tế để hệ thống hóa và giải thích sự cố. Đặt tên gắn với sự cố giúp mọi người hành động đúng đắn khi sự cố xuất hiện. Trọn vẹn với hành động và áp dụng với mọi người trong công ty.

Khi áp dụng trong công ty, điều này giúp mọi người nhìn sự cố dưới lăng kính thực tế để tạo ra hành động mới:

• Nhìn thấy mình trong sự cố

• Nhìn thấy mình tạo ra hành động mới

• Nhìn thấy mình trong kết quả đạt được

1. Hỏi đáp từ người tham dự

Anh Đ (Podcaster): Từ việc viết ra thực tế sự việc, làm sao để tìm ra gốc rễ sự cố?

--> Sử dụng phương pháp 5 Why, hiệu quả khi áp dụng cùng với ngôn ngữ thực tế. 

Ví dụ: Đặt câu hỏi Tại sao

“Tại sao chị Thu Anh thiếu chuyên nghiệp?” 

→ “Tại sao chị Thu Anh đến lúc 8h?”

Với mỗi bước trong quy trình bán hàng, đặt ra một loạt câu hỏi để xác định nguyên nhân gốc rễ. 

Ví dụ: Account Manager có mục tiêu 17 tỷ nhưng chỉ đạt 6 tỷ. Tại sao pipeline là 17 tỷ? Tại sao doanh số chỉ về 6 tỷ?

Chị T.L (Giảng viên đại học): Tại sao nên viết mô tả sự cố trên Excel?

---> Suy nghĩ và lời nói nếu chỉ giữ trong đầu và "lời nói gió bay", đây không phải cách lưu trữ đáng tin cậy. Nên viết ra để lưu trữ các nội dung bền vững.

Chị T.H (Tiến sỹ Dược tại Pháp): Cấu trúc và logic viết để mọi người cùng viết sự cố theo một cách dù khác nhau về quan điểm, tư duy,...?

--> Sử dụng công thức 5W1H (rút gọn Why): ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào. 

Mọi người tự động điền theo form, dùng nhiều hơn danh từ để mô tả, không dùng tính từ. Mười người điền sẽ ra mười kết quả giống nhau nếu như thực hành thuần thục phương pháp này.

Anh P.V.P (Chủ nhà hàng tại Pháp): Chia sẻ sâu các khó khăn khi áp dụng công cụ này đến toàn bộ nhân sự và cách vượt qua?

---> Ban đầu, mọi người vận dụng tri thức cũ để áp dụng sang, mất thời gian để sử dụng các ngôn ngữ theo “từ điển” mới. Bắt đầu với việc giúp một vài người trong bộ phận lãnh đạo tham gia, tuy nhiên việc lan tỏa đến các bạn bên dưới sẽ gặp khó khăn. Cần linh hoạt biến tấu ngôn ngữ để áp dụng dễ dàng với mọi người hơn.

Chị G.H (Sáng lập Trường Mầm Non) chia sẻ ở góc độ một khách hàng đang trải nghiệm Growth Coach - Kích hoạt Gene Tăng Trưởng: Tổ chức giáo dục mầm non, nhân sự nữ nhiều nên hay nói với nhau bằng “câu chuyện”. Khi được thầy Lượng hướng dẫn cảm thấy hạnh phúc và may mắn.

Core team có cùng tiếng nói chung: câu chuyện và thực tế. Sau vài tháng, mọi người ít nói "câu chuyện" hơn mà tập trung vào "thực tế". Nhìn sự cố dưới lăng kính thực tế, đạt được sự thực tế và hạnh phúc trong hành trình. Mỗi tháng được thầy Lượng hướng dẫn, chị và các giáo viên cảm thấy ý nghĩa.

Anh Đ.L (Giám đốc công ty đầu tư): Trong trường hợp gặp sự cố liên quan đến năng lực của nhân viên, quản lý đặt mục tiêu chưa đủ SMART, chưa quy trình hóa, hiện tại công ty của em đang áp dụng phương pháp, đó là cho nhân viên tự nhận biết, tự giải pháp sáng tạo để xử lý (Kaizen theo phong cách Toyota), xin nhận góp ý, có nên dùng phương pháp này?

--> Diễn giả chia sẻ nếu như phương pháp hiện tại đang hiệu quả với công ty thì cứ tiếp tục sử dụng phương pháp đó. Bên cạnh đó, anh Lượng có góp ý nên hạn chế đưa ra đáp án trước khi phân tích để tạo không gian mới trong vận hành, mọi người cùng suy nghĩ và sáng tạo.

Chị H (Marketing Manager): Hiện em làm trong lĩnh vực giáo dục, tham gia công ty khởi nghiệp từ sớm. Đã bao giờ mọi người rơi vào tình huống tiến thoái lưỡng nan, phải làm nhưng biết kết quả không tốt?

--> Tìm cách chấp nhận thực tại và học cách sống nhanh nhất với nó. Không để hình ảnh bị xấu đi so với quá khứ.

Chị K.N (sắp khởi nghiệp): Nếu như đang khởi nghiệp, sử dụng thương hiệu của tập đoàn để xây dựng nhân hiệu cho mình, có ổn không và các giải pháp cho tương lai?

---> Tìm cách đồng bộ giá trị của bản thân với tập đoàn để phát triển bền vững.

Cùng với sự điều phối của anh Phan Viết Phong, chương trình ghi nhận được rất nhiều những nội dung giá trị và những câu hỏi sâu từ phía người tham dự. Các workshop Cốt Chinh thường tập trung tạo ra một không gian an toàn để người tham dự chia sẻ thoải mái những vấn đề rất thực tế và có ý nghĩa ứng dụng ngay.

Một câu hỏi nổi bật từ Host Phan Viết Phong: Tại sao bạn lựa chọn và đi theo phương pháp tăng trưởng đội ngũ đó?

Trả lời: Đầu tiên là phương pháp đó đã được áp dụng tại nhiều tổ chức và chứng minh = kết quả. Ngoài kia có nhiều phương pháp tăng trưởng khác mà DN cũng có thể áp dụng, nhiều công cụ được chia sẻ, nhưng câu hỏi quan trọng hơn cả là tổ chức có triển khai đến nơi đến chốn không? có áp dụng triệt để không hay bỏ giữa chừng? Áp dụng triệt để, khoa học và đi tới cùng mới giúp chúng ta tạo ra kết quả từ ứng dụng phương pháp hay nguyên lý ấy.

Áp dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách nửa vời không khác gì đẽo cày giữa đường! (Growth Coach Trương Đức Lượng đã đúc kết như vậy.)

Trường Cốt Chinh ghi lại và chia sẻ tới cộng đồng những điểm nổi bật chính, và có lẽ mới chỉ phản ánh được 50% giá trị của workshop. Hẹn gặp các anh chị doanh nghiệp thực sự muốn đồng hành để tăng trưởng bền vững ở những chương trình tiếp theo của "Kích Hoạt GENE Tăng Trưởng".

TRƯỜNG CỐT CHINH - Coaching cho Người Việt

 Hotline: (+84) 087 678 0883 (Zalo)

Email: truongcotchinh@gmail.com

Coaching trực tiếp: Hà Nội | Tp. Hồ Chí Minh| Nha Trang | Pháp | Đức | Nhật Bản

Coaching Online:  Trên toàn cầu

Ghi lại: Dương Hương Quỳnh

Hiệu đính: Cốt Chinh